회의 제대로 하기

회의가 필요한 경우는 두 가지입니다. 다양한 사람들이 모여 생각을 확장하고
아이디어를 만들어야 하거나 생각을 좁혀서 중요한 의사결정을 해야 할 때.
이 밖에 회의의 목적 중에는 정보 공유도 있습니다. 하지만 이건 옛날 방식입니다.
단순히 정보만 공유하는 건 이메일이나 메신저로 얼마든지 할 수 있기 때문입니다.

회의를 꼭 해야 한다면 오후 2~5시가 적당합니다. 오전에는 맑은 정신으로
본연의 업무에 집중할 수 있도록 하고 5시 넘어 퇴근 무렵 회의를 소집하는 건
옛날 꼰대나 하는 짓입니다.

회의의 횟수를 줄이는 게 회의문화를 바꾸는 첫 번째라면 두 번째는 참석자를
엄선하는 것입니다. 별 생각 없이 “다 모이라고 해” 라고 하는데 정말 다 필요할까요?

회의 주관자는 회의의 목적과 시간, 장소만 공지하고 참석 여부는 직원들이
스스로 결정하게 하는 것도 방법입니다. 자신이 하는 일에 도움이 되겠다고
생각하면 회의에 참석하고 그렇지 않으면 참석하지 않아도 되는 겁니다.
직원들도 당연히 그 정도 판단력은 갖고 있습니다.

회의에 따라서는 꼭 참석해야 할 사람들이 있습니다. 사안에 대해 정보를 가장
많이 갖고 있는 사람, 의사결정을 하거나 관여하는 사람, 결정된 사안을 실행할
사람 그리고 사안의 성공에 절대적으로 필요한 사람 등. 꼭 참석해야 할 사람과
참석하면 좋을 사람은 다릅니다.

회의 숫자는 줄이되 이왕 할 회의라면 제대로 해야 합니다. 회의의 성공은
목적과 의제 설정 같은 회의 이전 준비와 회의 후속 조치에 달려 있습니다.
회의 아젠다를 만들 때 발표 순서나 내용보다 중요한 것이 목적입니다.

모든 회의의 마무리는 액션 플랜으로 하는 게 좋습니다. 논의만 하다가 끝나는 게
아니라 회의 종료 10분 전에는 각자 돌아가 옮겨야 할 구체적인 행동을 정하는
것으로 끝을 맺습니다. 회의의 결론은 ‘수고하셨습니다’가 아닙니다.
‘오늘 회의의 결론은 이것이고, 이것을 누가, 언제까지, 어떻게 진행할 것입니다’가
돼야 합니다. 1459 ^^*

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Create a free website or blog at WordPress.com.

Up ↑

%d bloggers like this: